Blog | Van controle naar vertrouwen bij de HTM
nieuws Seminar - Empowerment met Soft Controls - FFF Financial For Financials

Onlangs was ik op een heel mooie locatie in 'mijn' Den Haag. Ik woonde een seminar 'van controle naar vertrouwen' van Financial For Financials bij. Dit seminar vond plaats in samenwerking met de HTM en als locatie was ook de HTM remise aan de Ter Borchstraat in hartje Den Haag gekozen. De remise was een mooi statig gebouw en er stonden ook een aantal heel oude trams te pronken. Mooi om te zien. Hierdoor had ik het gevoel alsof ik in een museum rond liep.

Alle ingrediënten voor een zinnige en betekenisvolle avond waren wat mij betreft aanwezig: Een mooie, authentieke locatie. Een aansprekend, actueel onderwerp en een mooi Haags bedrijf, de HTM.

Na de welkomst en de gebruikelijke hallo's werd eerst aandacht geschonken aan de theorie. Meneer Robert Simons bracht namelijk al in 1995 zijn zogenaamde '4 levers of control'-theorie onder de aandacht. Die 'oude' theorie werd eerst opgefrist. Zie bijgaande figuur.

Hierbij mijn eigen toelichting op deze theorie van Simons, waarbij ik verbinding maak met het gedachtegoed van verdraaide organisaties van Wouter Hart.

Hard controls; (=systeemwereld)
Boundary systems,
Voorbeelden van boundary systems zijn allerlei wet- en regelgeving. Maar ook kaders, procedures, protocollen, handboeken, gedragscodes, budgetten, resultaatafspraken en concessies (vergunningen van de overheid die anderen uitsluit) kun je als boundary systems bestempelen.

Boundary systems geven richting maar beperken de vrijheid en remmen de creativiteit en innovatie.

De afgelopen jaren zijn de boundary systems alleen maar toegenomen. Vaak als reactie op een ‘fout’. Maar ook onze efficiency- en verantwoordingsdrang heeft het aantal boundaries laten toenemen. Hoe meer we dichttimmeren door middel van boundaries, hoe minder risico we lopen en hoe minder fouten er in de leefwereld worden gemaakt is de gedachte.

Diagnostic Control systems
Bij Diagnostic Control systems gaat het om het monitoren van de voortgang van resultaten. Het bekendste Diagnostic Control System is waarschijnlijk de Planning & Control cyclus (Plan Do Check Act). Maar allerlei rapportages, planningen, (cijfer)analyses, dashboards en KPI’s zijn ook bekende voorbeelden van Diagnostic Control Systems.

Meten is weten is het credo. Er wordt gestuurd op cijfers en op afwijkingen. Vanuit de cijfers en afwijkingen wordt het verhaal erbij gezocht en wordt al dan niet ingegrepen om de resultaten en de performance te verbeteren.

De illusie van beheersbaarheid met hard controls;
De laatste jaren hebben bovengenoemde ‘hard controls’ steeds meer en meer de overhand gekregen in organisaties. Deze control systemen zijn daarbij zo dominant geworden dat we ons meer en meer zijn gaan gedragen om al deze hard control systemen ‘af’ en ‘kloppend’ te krijgen. De gedachte is dat zolang deze systemen ‘af’ en ‘kloppend’ zijn er ‘vanzelf’ de goede dingen worden gedaan in de ‘leefwereld’. Dit is echter de illusie van beheersbaarheid.

Soft controls; (=leefwereld)
Belief systems,
Belief systems zijn te vergelijken met ‘de bedoeling’, ‘de zingeving’ en ‘de betekenisgeving’. Het gaat hierbij om de zogenoemde ‘Why’ van Simon Sinek: Waar geloof je in? Waar kom je ‘s-morgens je bed voor uit? En waarom zou een ander dat uitmaken?

Belief systems gaan in op de ‘leefwereld’ waarbij de intrinsieke motivatie van mensen geprikkeld wordt. En waarbij een gedeeld verlangen ontstaat. Een gezamenlijke ambitie, waar iedereen zijn bijdrage aan wil leveren, komt tot leven. Iedereen gaat hierbij uit van de goede bedoelingen van de ander en iedereen vertrouwd elkaar.

Goede Belief systems moeten veel verder gaan dan alleen maar een ingelijste missie welke aan de muur van de organisatie hangt. Goede Belief systems moeten binnen komen in het hart. Alleen dan voel je de kracht! Het is de magneet waar iedereen door wordt aangetrokken. En die magneet moet continu geladen worden en geladen blijven.

Interactive control systems
Bij interactive control systems gaat het om co-creatie door dialoog. Het goede gesprek in de leefwereld. Elkaar begrijpen. Eerst de ander begrijpen. Dan zelf begrepen worden. Vragen zoals: “Wat kan ik bijdragen zodat de ander ook kan bijdragen?” zijn vragen die er echt toe doen.

Het gaat bij interactive control systems niet om diverse vaste MT-vergaderingen, de functioneringsgesprekken en de zgn. persoonlijke ontwikkelingsgesprekken. Dat zijn wat mij betreft ook allemaal ‘organisatie-moetjes’ die weer onderdeel zijn van een ‘systeem’ dat ‘af’ en ‘kloppend’ moet zijn.

Nee, goede Interactive control systems gaan dieper de leefwereld in. Elkaar vertrouwen is noodzaak!

Case HTM – van controle naar vertrouwen
Na de theorie, kwam de praktijkcase van HTM aan de orde. De HTM wil in haar organisatie een gedragsverandering in gang zetten en de drie kernwaarden, eenheid, eerlijkheid en eigen verantwoordelijkheid stimuleren. De organisatie moet daarbij ‘principle-based’ gestuurd en beheerst gaan worden.

Dit is een ambitieus verandertraject in een klassieke organisatie met meer dan 2.000 medewerkers. Daarbij heeft de huidige HTM organisatie, zoals zo veel organisaties, een overkill aan boundary systems. Daarnaast is er in de organisatie sprake van verkokering, van eilandjes die veel onderling naar elkaar wijzen.

Het traject is gestart met het vormen van een zogenoemde HTM Kompassiegroep. De kompassiegroep richt zich op gedrag, geeft daarbij richting en creëert betrokkenheid. Dat was mooi te zien in een filmpje dat getoond werd. Dit was een kort en pakkend filmpje. Een fantastisch voorbeeld van een belief system. Je ziet en je voelt dat de HTM medewerkers, die in het filmpje aan het woord komen, er in geloven! En hart voor de zaak hebben en zaken in beweging willen brengen.

Aan het einde van het filmpje spreekt een ieder zijn/haar droom uit. Die droom komt er eigenlijk op neer dat alle medewerkers van de HTM met passie en plezier naar het werk gaan, waardoor ook de waarde voor de klant (de reiziger) verstrekt wordt.

De case ‘van controle naar vertrouwen’ wordt binnen de HTM als een ontdekkingsreis gezien. Uitkomsten liggen niet vooraf vast. De case is ook niet ingegeven vanuit bezuinigingen en/of taakstellingen. De case ‘van controle naar vertrouwen’ is echt en oprecht. Er zijn geen dubbele agenda’s. Dat merk je als twee vlotte sprekers van de HTM aan het woord komen. Je ziet dat zij allebei helemaal opgaan in het traject en daarbij geen blad voor de mond nemen. Ze spreken vanuit het hart. Niet gecontroleerd. Ze spreken vanuit hun eigen gevoel. Vanuit hun eigen passie en plezier. En dat vind ik mooi om te zien en om te voelen! Want dat creëert vertrouwen. Daarom geloof ik erin dat de case HTM gaat slagen!

Resumé
De zgn. soft controls zijn in veel organisaties vaak helemaal onder gesneeuwd door de hard controls. In de huidige tijd, de nieuwe realiteit, voelt iedereen wel aan dat de bestaande toestand van alleen maar hard controls en harde beheersbaarheid niet houdbaar meer is. Het moet anders. En het kan anders. Het item van controle naar vertrouwen is ‘in’ en steeds meer succesverhalen worden gedeeld. (zie ook de uitzending van VPRO Tegenlicht van 15/2/2015).

Het zogenaamde softe, sociale en menselijke belang wint aan terrein. Vertrouwen inzetten om grip te houden op de organisatie, is de sleutel tot succes. Terug naar het hart! Terug naar de passie, het plezier en de professionaliteit. Van controle naar vertrouwen: mensen het kan!

Geschreven door: Oscar van Voskuilen, interim business controller (zzp) met Passie, Plezier & Professionaliteit (PP&P). www.ppenp.nl.


Meer nieuws
Korting op CM: Excel en BTW o...
Ontvang nu als FFF lid 10% korting op CM: Excel Acedemy en CM: BTW Acedemy opleidingen! Lees verder
Pensioenakkoord en toekomst va...

In Nederland zijn we al ruim negen jaar bezig met het bereiken van ee... Lees verder

Met waardecreatie naar winst v...
'Hiermee zetten we opnieuw een stap naar een meer circulaire openbare ru... Lees verder
Verslag BSPD FFF congres
Woensdag 17 april werd het BSPD-FFF Congres 'Verandering is de enige con... Lees verder